Completo manual sobre Open Oficce.

Tras descargar el fichero, lo que se debe hacer para empezar a disfrutar de Office es proceder con la instalación, y para ello hay que hacer doble clic en dicho archivo. Entonces aparecerá la pantalla de Bienvenida del programa:

Para continuar con el siguiente paso hay que hacer clic en el botón “Siguiente”, tal y como se muestra en la imagen.

En la siguiente pantalla deberemos decidir dónde descomprimir los archivos de sistema a partir de los cuales procederemos con la instalación:

Esta no es la ubicación definitiva del programa, sino que se trata únicamente de los ficheros a partir de los cuales se instalarán los paquetes de herramientas. Cuando finalice el proceso éstos se eliminarán automáticamente. Si se desea cambiar la carpeta, presionar “Examinar…” (Señalado con “A”). Luego (se haga el cambio de directorio o no), se prosigue con el proceso de instalación presionando “Descomprimir” (B).

Tras esta breve pantalla:

Clic en “Siguiente” para continuar.

Esta es la pantalla del Contrato de Licencia de Office, el cual conviene leer detenidamente:

Para continuar con la instalación es necesario acordar con los términos y condiciones del Contrato, lo cual se hace activando la casilla de verificación señalada (A). Para proseguir, clic en “Siguiente”.

Proseguimos con las opciones de instalación:

– Si se selecciona “A” (“instalación completa”) se prosigue normalmente con el proceso. – Nosotros seguiremos haciendo clic en “B” (“instalación personalizada”), la cual brinda opciones avanzadas. Clic en “Siguiente” para continuar.

En la imagen que sigue, podemos ver los componentes que se van a instalar (“A”):

Los mismos pueden ser modificados a voluntad por el usuario, pero se recomienda instalarlos todos, con el fin de que no exista carencia de recursos posteriormente. Asimismo, con la opción “B” podemos cambiar el directorio de instalación. Nosotros hemos dejado las opciones que vienen por defecto. Para proseguir, hay que hacer clic en “Siguiente”.

Como se explicó anteriormente, Office es compatible con la suite de Microsoft. Es por ello que si se desea que sea éste el programa que abra y edite los documento producidos por la otra suite, es necesario activar las casillas de verificación remarcadas en rojo:

Como en pasos anteriores, se debe hacer clic en “Siguiente” para continuar.

La última pantalla de instalación es simple:

Se debe hacer clic en “Instalar” para finalizar el proceso de instalación.

Cuando utilices por primera vez cualquiera de las herramientas que tiene este paquete, Office ofrece la posibilidad de registrarse como usuario. De esta forma, se puede participar en la comunidad de personas que desarrollan el programa, ya sea con participaciones directas en los foros o con intervenciones en la programación. Al mismo tiempo, también se accede a las comunicaciones que parten desde la empresa desarrolladora, con nuevas versiones del producto, actualizaciones constantes y boletines informativos.

Herramientas:

Writer:


Esta utilidad es un poderoso procesador de texto, el cual cuenta con una flexibilidad acorde a cualquier necesidad: es lo suficientemente ligero como para escribir una pequeña nota o un memo, pero también el poder necesario como para compilar un libro con encabezados, gráficos, ilustraciones, tablas, etc.

Más allá de eso, el programa permite escribir texto, darle formato, cambiar las fuentes y los colores, corregir ortografía, definir estilos personalizados para usar posteriormente, colocar notas al pié, y cientos de tareas más.

Al abrir Writer, te encontrarás con esta pantalla principal, la cual es bastante similar a la de Microsoft. Esta es la clave para entender que se trata de un editor de texto completo, con barras de herramientas similares a las de aquella utilidad:

Resaltadas con color rojo se encuentran los principales elementos de esta utilidad:

  • El elemento “A” es la barra de herramientas habitual de todas las aplicaciones que corren bajo Windows. En ella se encuentran menús desplegables con todas las funciones que tiene el programa, algunas de las cuales es posible utilizar directamente desde la interface principal de Writer.
  • La barra de herramientas “Estándar” (“B”) es la que permite gestionar los ficheros dentro de la utilidad (Documento Nuevo, Abrir, Guardar, Enviar por Correo Electrónico), al mismo tiempo que se pueden realizar tareas de edición (cortar, copiar, pegar, etc.), y realizar operaciones como buscar un elemento dentro del texto, insertar un hipervínculo, dibujar una tabla, deshacer/rehacer algunos pasos, mostrar elementos ocultos, recurrir a la ayuda, y muchas cosas más.
  • La barra “C” es la típica barra de formato con la que se puede definir el estilo visual del texto que se escriba. Así, el usuario estará en condiciones de cambiar la fuente, el tamaño, los colores, establecer “negrita”, “cursiva” y “subrayado”, definir la sangría y la alineación del texto, y agregar viñetas y números para hacer listas de elementos.
  • El espacio señalado con “D” es el documento en sí, donde se encuentran demarcado con un tenue recuadro gris el límite dentro del cual se puede escribir.

Al hacer clic en “Archivo”, se despliegan varias opciones de Office:

Una de las características más importantes de Office es que no es necesario abrir una aplicación diferente cada vez que debes crear o abrir un fichero: de esa tarea se encarga la propia suite. Por ese motivo, cuando se selecciona la opción “Nuevo” dentro de Writer, el usuario tiene la chance de abrir un fichero de texto, como así también cualquier otro documento (por ejemplo una Presentación, una Planilla de Cálculo, etc.).

Asimismo, también es posible abrir un documento, ver los últimos ficheros manipulados, guardar el trabajo que se viene realizando, exportarlo a PDF, ver las propiedades de una fichero, imprimirlo, etc. También aquí se encuentra la opción para salir de Writer.

Otra de las características interesantes del menú “Archivo” es que se puede recurrir a los diversos asistentes de Writer para la creación rápida de documentos:

A continuación veremos en acción uno de los tantos asistentes, en este caso el de “Cartas”:

En la imagen se señalan los elementos principales del asistente:

  • La columna “A” enseña los diferentes pasos que hay que seguir para terminar la carta que se quiera enviar.
  • “B” muestra las opciones que se encuentran dentro del paso “Diseño de página”. En esta oportunidad elegimos el tipo “Elegante”.
  • Si quisiéramos continuar con el paso posterior de este asistente, habrías que presionar el botón “Siguiente” (“C”). En el caso de estar conforme con los cambios realizados, basta con presionar el botón “Finalizar” (“D”) para salir del asistente e ir a la carta terminada, con la posibilidad de hacerle los retoques necesarios.

Tanto “Editar” como “Ver” tienen opciones similares a las de otros programas, por lo que pasaremos directamente a “Insertar”:

En este aspecto, Writer no presenta diferencias significativas con otros procesadores de texto, teniendo la posibilidad de incluir dentro del documento un sinfín de elementos, entre otros: hipervínculos (llamados “hiperenlaces”), notas al pie, encabezados, referencias, etc. Al mismo tiempo, también se pueden incluir elementos multimedia, tablas, marcos y otros objetos de ese tipo.

El menú “Formato” cuenta con todas las herramientas y opciones necesarias como para que el documento tenga el aspecto visual que se busca. Así, es posible modificar el tipo de fuente (“carácter”), el estilo del párrafo, utilizar elementos numerados, recurrir a un estilo de formato predefinido, “anclar” o “mover” un elemento o un grupo de palabras dentro del texto, etc.

Si bien el resto de las opciones tampoco difiere demasiado de las que se pueden utilizar con otras aplicaciones, nos detendremos por un instante en “Herramientas”:

Aquí es posible revisar la ortografía del documento, seleccionar el idioma del mismo, acceder a la “Galería” del programa (donde hay fondos, bordes, efectos de sonido, etc.), abrir el reproductor de medios (ideal para previsualizar un vídeo o escuchar un sonido antes de insertarlo dentro del documento). Asimismo, este menú también es la puerta de entrada para modificar las opciones del programa, personalizar la apariencia, y configurar los plugins de Writer (y Office en general).

Vale aclarar que Writer tiene su propio formato de documento, de extensión ODT, pero también soporta TXT, DOC, RTF, DOT, SDW, VOR, HTML, XML, JTD, HWP, WPS, y muchas otras más.

Si existe un icono de la participación activa de los usuarios, más allá de Office, ese es Wikipedia: es por eso que la vinculación entre ambos es más que evidente, sobre todo cuando a partir de Writer es posible escribir con el formato exacto de los artículos de Wikipedia, pudiendo “pegarlos” directamente en dicho sitio a partir de la edición que se puede hacer en la comodidad del ordenador local.

Calc:


Calc es la aplicación con la cual se pueden hacer planillas de cálculo en la suite Office. Cuenta con una serie de opciones que nada tienen para envidiarle a Excel, e incluso es compatible con los ficheros de dicha aplicación de Microsoft.

Para comenzar a ver sus principales características, primeros deberemos conocer su interface:

Ya habíamos explicado anteriormente que las aplicaciones de Office permanecen integradas entre sí, y sus características visuales son bastante similares cuando se pasa de una a otra. Es por ello que, a simple vista, son pocos los elementos que diferencian a Calc de las otras herramientas del paquete.

  • La barra “A” es igual a la de todas las aplicaciones.
  • La barra “Estándar” (“B”), al igual que la de Writer, permite abrir ficheros, guardarlos, etc., con la salvedad de que lo hace en los formatos típicos de las planillas de cálculos. Asimismo cuenta con varias opciones diferentes, como por ejemplo el de ordenar los elementos presentes, insertar un gráfico, o crear una tabla.
  • La barra de “Formato” (“C”) también brinda la posibilidad de cambiar el estilo del texto. A esto se suma agregar y quitar decimales y elegir el formato numérico.
  • El elemento remarcado como “D” muestra la casilla (también llamada “celda”) habilitada en la planilla, dentro de la cual se ingresarán los datos y se harán modificaciones.
  • Con “E” se accede al asistente para crear funciones.
  • “F” es el símbolo de sumatoria, con el cual se obtiene el resultado de los elemento incluidos en las casillas de una columna de forma rápida.
  • Con “G” se coloca en la casilla un signo “igual” (=), a partir del cual se pueden empezar a escribir las funciones manualmente.
  • “H” es el espacio en el cual se puede visualizar el contenido de una determinada casilla, al mismo tiempo que es posible modificarlo a voluntad. Esto resulta de bastante utilidad, debido a que el estilo de cada casilla de la planilla tiene un formato que se ajusta a los parámetros de la columna y la fila a la que pertenece, y no puede ser modificado sin cambiar el de todas las celdas (de la columna o fila). Su nombre es “Línea de Entrada”.
  • En “I” se puede ver que cada planilla puede estar formada por varias hojas de datos.

Este libro de trabajo o planilla de cálculo, está dividida en 1024 columnas y en 32.000 filas, las columnas se identifican con una letra A-B-C y las filas con números 1-2-3-4. Si a ello se le suma la posibilidad de ingresar varias hojas, el espacio de trabajo es lo suficientemente amplio como para incluir virtualmente cualquier cantidad de información.

Ahora le echaremos un vistazo al Asistente para crear funciones:

Como la cantidad de tareas que se pueden hacer con Calc es muy amplia, éstas permanecen diferenciadas por categorías, por ejemplo “Bases de Datos”, “Matemáticas”, “Estadísticas”, y otras por el estilo. Al seleccionar la categoría “Todas” (“A”) se pueden visualizar en la ventana de funciones (“B”) la lista completa de las mismas. Al seleccionar alguna de ellas, por ejemplo AMORTIZ.LIN, se puede observar en el espacio a la derecha de la ventana la descripción de la función (“C”). Finalmente, tenemos la ventana para visualizar la fórmula completa y retocarla manualmente. Si se desea proseguir con el siguiente paso de la función, se debe presionar el botón “Siguiente”. En caso de querer volver a la planilla, hay que hacer clic en “Aceptar”. Obviamente, una fórmula puede ser modificada seleccionando la celda en la que se encuentra establecida, y retocando los elementos a través de la “Línea de Entrada”.

Su flexibilidad de manejo hace de Calc una aplicación capaz de cubrir los requerimientos de instituciones educativas, la administración pública, e incluso pequeñas empresas que necesiten una solución versátil para llevar registro de todas sus operaciones comerciales.

Calc también posee una Asistente para Gráficos:

Como se puede observar, su comportamiento no difiere del de otros asistentes: cuenta con un orden de trabajo que permite ir por los diferentes pasos (“A”). En esta oportunidad nos quedamos con el primero de ellos, en el cual elegiremos el tipo de gráfico que se desea insertar (“B”) y el estilo del mismo (“C”). Asimismo, Calc posee soporte para gráficos tridimensionales, opción a la que se accede habilitando la casilla de verificación correspondiente y eligiendo algunas de las opciones que restan (“D”).

Impress:


Esta es la herramienta destinada a hacer presentaciones multimedia de Office. La misma cuenta con un soporte tridimensional muy poderoso, además de la compatibilidad propia del resto de las aplicaciones de esta suite con otros formatos gráficos.

Lo primero que aparece cuando abrimos la utilidad es la siguiente pantalla:

La función de la misma es proveer una plataforma de inicio veloz para comenzar a trabajar. Como puede observarse, es posible partir de una presentación totalmente en blanco o desde una de las plantillas prediseñadas. También ofrece la chance de continuar con un trabajo empezado, abriéndolo desde esta pantalla.

Luego puedes comenzar a disfrutar las funciones de Impress:

Sin lugar a dudas, la interface de la aplicación sorprende por la cantidad de elementos presentes. Esto sirve para tener a mano las herramientas, y utilizarlas en el momento preciso, sin perderse entre menús.

Los elementos marcados con “A” y “B” son prácticamente iguales a los de las Writer y Calc. En cambio, ya no está presente la barra de Formato, la cual ha sido cambiada por la de “Líneas y rellenos” (“C”), cuyas funciones son simples y entendibles con sólo revisar los iconos que las describen.

El espacio de trabajo con el que se contaba en los otros programas de la suite se ve un poco más restringido, en función de la presencia de otras herramientas. En el caso de “D”, allí se encuentran a disposición todas las diapositivas que forman parte de la presentación que estemos trabajando, para navegar más velozmente entre ellas. La barra de abajo (“E”) es la de “Dibujo”, donde se puede elegir las formas básicas, insertar texto, y otras tareas similares.

La barra de tareas, marcada en la imagen con “F”, contiene las tareas que se pueden hacer con la utilidad: básicamente, tiene todos los diseños predefinidos posibles, algunas bases personalizadas, la configuración de animación, y los efectos de transición entre las diapositivas.

Obviamente, la presencia de herramientas y el tamaño de las mismas en pantalla es absolutamente modificable, ya sea a través del menú “Ver/Barras de Herramientas”, o de modo intuitivo utilizando el ratón. Lo mismo se aplica a los otros programas de la suite.

En el caso del menú “Insertar”, existen algunas variaciones con relación a las otras herramientas, fundamentalmente debido a que se trata de una aplicación gráfica.

Asimismo, este comando es básico para poder colocar una nueva diapositiva y continuar con el desarrollo de la presentación:

Se puede observar que dicha acción es factible cuando se presiona el menú “Insertar” y luego “Diapositiva”. Debajo de la misma, hay otras posibilidades, como por ejemplo imagen, sonido, vídeo, una hoja de cálculo, gráficos, etc.

Existen otras funciones posibles con Impress que son similares a las ya descriptas en Writer y Calc, además de otras más avanzadas. Las mismas resultan bastante intuitivas de realizar, debido a que los menús son más que claros.

Una de las particularidades de Impress es que no es necesario restringirse al formato de presentación propio ni a PPT para guardar un trabajo: la ventaja de esta herramienta es que puedes exportar a PDF (como en el resto de las utilidades), pero también en HTML y SWF (flash). De esta forma, se logra una vinculación con el desarrollo de sitios web, facilitando las tareas en el mismo entorno familiar, y sin recurrir a una miríada de herramientas. Pero, como también es una aplicación flexible, las presentaciones pueden ser editadas y manipuladas con otras utilidades similares.

 

 

Extensiones:


La gestión de estos complementos se puede realizar desde cualquiera de las herramientas con las que cuenta Office. Para ellos hay que desplazarse hasta el menú “Herramientas” y buscar la opción “Administración de extensiones”:

Aquí es posible ver todos los complementos de los programas, agregar nuevos, eliminar los existentes, activarlos o desactivarlos a voluntad, o buscar actualizaciones de los mismos, entre otras funciones.